Szanowni Państwo,

w związku z realizacją projektów FMP zatwierdzonych do dofinansowania w ramach naboru specjalnego COVID-19 zachęcamy do pobrania dokumentów niezbędnych do przygotowania rozliczenia. Dokumenty zamieszczone są w zakładce Rozlicz projekt:

1. Wytyczne dla naboru specjalnego COVID-19 w ramach Funduszu Małych Projektów
2. Raport z realizacji projektu FMP Interreg VA COVID-19
3. Listy uczestników PL/DE
4. Inne dokumenty – przykładowe protokoły odbioru usług/ towarów

Przypominamy jednocześnie o obowiązku informowania opinii publicznej o kwestii dofinansowania projektu z Programu Współpracy Interreg V A Meklemburgia-Pomorze Przednie / Brandenburgia / Polska  oraz wskazania właściwego funduszu UE (Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego). Realizując projekt należy pamiętać o  prawidłowym oznakowaniu miejsc wydarzeń oraz wszelkich materiałów informacyjno-promocyjnych (np.: raporty, publikacje, ulotki, strony internetowe, inne).

W związku z tym, na wszelkich materiałach powstających w ramach projektu, jak również w miejscach wydarzeń należy zamieścić logo Programu i UE wraz z informacją: „Projekt jest dofinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz budżetu państwa (Fundusz Małych Projektów w ramach Programu Współpracy Interreg V A Meklemburgia-Pomorze Przednie / Brandenburgia / Polska w Euroregionie Pomerania)”. W przypadku niewielkich przedmiotów promocyjnych (np. długopisów, wizytówek, koszulek etc.) obowiązek odniesienia do funduszu nie ma zastosowania (logo Programu i logo UE są w tym przypadku wystarczające).

Beneficjent po realizacji projektu przedkłada do Biura FMP/FKP Raport z realizacji projektu obejmujący:

 a) Opis zrealizowanych działań projektowych, rezultatów i wskaźników produktu,

 b) Opis zrealizowanych działań informacyjno – promocyjnych wraz z dokumentacją filmową/ zdjęciową etc.,

c) Dokumenty poświadczające osiągnięcie wskaźników (np. listy uczestników szkoleń, protokoły odbioru towarów/usług, protokoły przyjęcia sprzętu, wpis do ewidencji środków trwałych, zdjęcia, inne dokumenty ustalone indywidualnie w zależności od warunków zapisanych w umowie o dofinansowanie).

Dokumentacja rozliczeniowa:

1. Raport z realizacji projektu FMP Interreg V A.
2. Załącznik 1 Formularz Identyfikacji Finansowej (dotyczy środków z EFRR).
3. Załącznik 2 Formularz Identyfikacji Finansowej (dotyczy rezerwy celowej).
4. Dokumenty poświadczające osiągnięcie wskaźników (zgodnie z umową o dofinansowanie np.: protokoły odbioru, wpis do ewidencji środków trwałych, zdjęcia, inne dokumenty).
5. Kopie list uczestników potwierdzone za zgodność z oryginałem – jeżeli dotyczy.
6. Materiały powstałe w ramach realizacji projektu (np. ulotki, publikacje, raporty, programy, gadżety).
7. Dokumentacja potwierdzająca działania informacyjno-promocyjne (zdjęcia, artykuły prasowe, wydruki ze stron internetowych itp.)

Dofinansowanie w formie kwoty ryczałtowej zostanie wypłacone Beneficjentowi  pod warunkiem przedłożenia właściwie sporządzonego raportu i dokumentów poświadczających osiągnięcie przez wnioskodawcę zakładanego rezultatu projektu oraz wskaźników produktu.

W przypadku niezrealizowania założonego we wniosku o dofinansowanie rezultatu projektu lub jednego ze wskaźników produktu, Euroregion Pomerania uznaje, że wydatek jest niekwalifikowalny i wówczas nie wypłaci Beneficjentowi Projektu kwoty ryczałtowej.

Listy uczestników są wymagane w przypadku projektów spotkaniowych oraz poświadczenia założonych we wniosku wskaźników projektu. Dopuszczane są również do rozliczenia zapisy elektroniczne (printscreen-y) z przeprowadzonych spotkań/ konferencji on-line. Istotne jest podanie liczby polskich i niemieckich uczestników oraz liczby kobiet i mężczyzn.

Wydatki rozliczane uproszczoną metodą są traktowane jako wydatki poniesione. Nie ma obowiązku  przedkładania dokumentów księgowych do rozliczenia projektu, na potwierdzenie poniesienia wydatków objętych kwotą ryczałtową. Beneficjent jest natomiast zobowiązany do posiadania dokumentacji potwierdzającej osiągnięcie określonego w umowie o dofinansowanie rezultatu projektu, wskaźników produktu i zrealizowanie działań zgodnie z zatwierdzonym wnioskiem o dofinansowanie.

Wszystkie dokumenty księgowe (rachunki, faktury) powinny być zgromadzone i zaksięgowane u beneficjenta zgodnie z wymogami prawa krajowego.

Zapraszamy do kontaktu telefonicznego i mailowego oraz do konsultacji indywidualnych z pracownikami naszego biura FMP.

Osoby do kontaktu:

Magdalena Świst

Tel. 91 4860 823

magda.swist@pomerania.org.pl

Julia Leśniewska

Tel. 91 4860 823

julia.lesniewska@pomerania.org.pl

Katarzyna Wnuk

Tel. 91 8811 720

katarzyna.wnuk@pomerania.org.pl

Magda Grodzińska

Tel. 91 8811 720

magda.grodzinska@pomerania.org.pl