Szanowni Państwo,

mamy świadomość, że rozprzestrzenianie się epidemii koronawirusa COVID-19 i podjęte środki zapobiegawcze w Polsce i Niemczech mogą znacznie wpłynąć na realizowane przez Państwa transgraniczne „małe projekty” FMP Interreg VA.

Dlatego Instytucja Zarządzająca Programem Interreg VA (LFI) we współpracy ze wszystkimi partnerami Programu Interreg VA przygotowują rozwiązania dotyczące zapewnienia wszystkim beneficjentom możliwości sprawnej realizacji działań w projektach.       

Zależy nam na tym, aby Państwo w maksymalnym stopniu korzystali z dopuszczonych w programach i wytycznych opcji elastyczności w realizacji projektów. Zdajemy sobie jednak sprawę, że konieczne mogą być także działania i decyzje ponadstandardowe. 

Wśród rozwiązań, które można rozważyć w uzasadnionych przypadkach proponujemy np.:

1. Zmianę harmonogramu projektu i ewentualne związane z tym korekty budżetu oraz przedłużenie terminu realizacji projektu. O zmianach prosimy poinformować opiekuna Państwa projektu (mailem lub drogą pocztową, o ile jest to możliwe).

2. Aktualizację wskaźników w projektach (np. dla tych projektów które trwają i część spotkań odbyła się jeszcze przed wybuchem epidemii, natomiast kolejne będą przesunięte lub zostaną odwołane).

3. W przypadku rezygnacji z działań kluczowych w projekcie będziemy indywidualnie z Państwem wypracowywać możliwości realizacji dalszych działań projektowych i aktualizować wskaźniki.

4. W przypadku wydatków związanych z finansowaniem poszczególnych działań w projekcie, odwołanych nagle w związku z pandemią (np. zaliczki, promocja, koszty osobowe), będziemy dążyć do tego, aby ocena kwalifikowalności tych wydatków na etapie rozliczania projektu uwzględniała w  szczególności:
–  podejmowane przez Państwa starania związane z odwołaniem spotkania
– podjęte kroki zmierzające do odzyskania zapłaconych w ramach projektów środków oraz terminowość w podejmowaniu decyzji, w tym zachowanie odpowiedniego wyprzedzenia w odwoływaniu działań.

5. Prosimy również o rozważenie zmiany charakteru wydarzeń na rzecz spotkań on-line, wideokonferencji, prezentacji wyników on-line, przy wykorzystaniu mediów społecznościowych, stron internetowych itp. w obszarach gdzie jest to możliwe.

Dlatego zalecamy, abyście Państwo dokładali należytej staranności w dokumentowaniu podejmowanych czynności w kontekście wystąpienia siły wyższej (pandemii) oraz późniejszego kwalifikowania wydatków.  W razie, kiedy środki nie podlegają zwrotowi, a beneficjenci przedstawią udokumentowane starania o ich odzyskanie, poniesione wydatki będą mogły zostać uznane za kwalifikowalne.

Aktualizacja z dnia 31.03.2020
Instytucja Zarządzająca Programem Interreg VA opublikowała wytyczne kwalifikowalności wydatków z uwzględnieniem wpływu epidemii COVID-19. Wytyczne mają także zastosowanie do projektów Funduszu Małych Projektów.

https://interreg5a.info/pl/2014-03-26-14-57-41/wiadomosci/370-wytyczne-instytucji-zarzadzajacej-dotyczace-kwalifikowalnosci-wydatkow-z-uwzglednieniem-wplywu-epidemii-covid-19.html

Pracownicy Biura FMP Interreg VA są do Państwa dyspozycji. Wszelkie pytania lub uwagi prosimy kierować do nas drogą elektroniczną (kontakt telefoniczny nie zawsze będzie możliwy), bądź pocztą tradycyjną na adres:
Stowarzyszenie Gmin Polskich Euroregionu Pomerania
Al. Wojska Polskiego 184c/15
71-256 Szczecin

Pamiętajmy, że zdrowie i bezpieczeństwo nas wszystkich jest w tej chwili najważniejsze!

Pracownicy Biura FMP Interreg VA