Proces naboru, oceny i wyboru projektów FMP INTERREG VA oraz procedura skargowa w Euroregionie Pomerania (po zmianach EKS z dnia 21.07.2016)

1. Nabór projektów

Partner Wiodący wraz z Partnerem Projektu powołuje Biuro FMP, które wspólnie odpowiada za przeprowadzenie procesu naboru, oceny i wyboru projektów FMP.

• Nabór projektów prowadzony jest w trybie ciągłym do wyczerpania środków.
• Beneficjenci składają wnioski zasadniczo na 3 m-ce przed terminem realizacji do Biura FMP.
• Wnioski aplikacyjne składane są na wspólnym formularzu aplikacyjnym zgodnie z Wytycznymi dla wnioskodawców.
• Projekty składane do Biura FMP powinny być kompletne i gotowe do realizacji.
• Beneficjenci składają wnioski do Biura FMP – 1 egzemplarz w wersji papierowej oraz wersję elektroniczną.

2. Ocena projektów

Ocena projektów jest przeprowadzana wspólnie przez polską i niemiecką stronę Euroregionu.

I etap oceny

Ocena formalna – przeprowadzana przez pracowników Biura FMP zgodnie z Siatką oceny Funduszu Małych Projektów. Każdy wniosek jest oceniany formalnie przez dwóch pracowników Biura (PL i DE). Ocena formalna odbywa się dwustopniowo:

1. polski pracownik biura
2. niemiecki pracownik biura

Jeżeli wniosek spełnia kryteria formalne wówczas przechodzi do następnego etapu oceny. Jeżeli wynik jest negatywny (mikroprojekt nie spełnia przynajmniej jednego z kryteriów formalnych), to biuro FMP (właściwa terytorialnie część Euroregionu) informuje o tym fakcie wnioskodawcę FMP i wzywa go w formie pisemnej (dopuszczalna poczta elektroniczna) do złożenia wyjaśnień i/ lub uzupełnienia dokumentacji w terminie określonym przez Biuro FMP (nie dłużej niż 10 dni roboczych).

Po złożeniu przez wnioskodawcę wyjaśnień i/ lub uzupełnienia dokumentacji wniosku w terminie określonym przez biuro FMP, przeprowadzana jest ponowna ocena formalna. Jeśli jej wynik jest pozytywny, wniosek kierowany jest do oceny merytorycznej.

Jeżeli wynik ponownej oceny formalnej jest negatywny lub wnioskodawca odmówił lub nie złożył wyjaśnień, nie dostarczył uzupełnień dokumentacji lub złożone wyjaśnienia, uzupełnienia zostały złożone po terminie określonym przez Biuro FMP, wniosek projektowy zostaje odrzucony z przyczyn formalnych. Wnioskodawca zostaje powiadomiony o tym fakcie pisemnie (dopuszczalna poczta elektroniczna) z podaniem kryteriów formalnych, które nie zostały spełnione. W takiej sytuacji wniosek na mikroprojekt może zostać złożony ponownie po uwzględnieniu wszystkich kryteriów oceny.

II etap oceny

Ocena merytoryczna – przeprowadzana jest przez ekspertów wewnętrznych zgodnie z Siatką oceny FMP. Wybór ekspertów do oceny mikroprojektów będzie uwzględniał kwalifikacje i doświadczenie z zakresu oceny oraz realizacji projektów transgranicznych. Wybór ekspertów nie może prowadzić do powstania konfliktu interesów.

Każdy wniosek będzie oceniany przez dwóch ekspertów (PL, DE) zgodnie z siatką oceny. Eksperci odpowiadają na pytania i nadają odpowiednio punkty 0,2,4,6  na pytania 1-2 zgodnie z siatką oceny oraz punkty 0,1,2,3  na  kolejne pytania 3-8 . Każdy projekt może uzyskać maksymalnie 30 punków od każdego eksperta (2 x 6 + 6 x 3 = 30). Następnie liczona jest średnia z punktów uzyskanych od dwóch oceniających.

Poniżej znajdują się kryteria według których oceniany będzie Wniosek. Wszystkie pytania mają swoje odzwierciedlenie w formularzu Wniosku o dofinansowanie.

Biuro FMP przygotowuje listę rankingową projektów z przeprowadzonej oceny merytorycznej jako materiał na posiedzenie EKS. Wszystkie wnioski przedkładane są Euroregionalnemu Komitetowi Sterującemu. Pracownicy Biura FMP przesyłają następujące dokumenty członkom EKS (10 dni przed terminem posiedzenia):

• Listę rankingową z oceny merytorycznej ekspertów
• Wnioski projektów wraz z budżetem
• Protokół z poprzedniego posiedzenia EKS