Procedura naboru, oceny i wyboru projektów FMP INTERREG VA oraz procedura skargowa w Euroregionie Pomerania – nabór specjalny COVID-19

1. Nabór projektów

Partner Wiodący wraz z Partnerem Projektu powołuje Biuro FMP, które wspólnie odpowiada za przeprowadzenie procesu naboru, oceny i wyboru projektów FMP.

• Nabór projektów prowadzony jest w trybie ciągłym  od 7.05.2020 do wyczerpania środków.
• Wnioski aplikacyjne składane są na wspólnym formularzu aplikacyjnym zgodnie z Wytycznymi dla naboru specjalnego COVID-19 w ramach Funduszu Małych Projektów
• Wnioski  składane do Biura FMP powinny być kompletne (formularz Wniosku, dokumenty potwierdzające wysokość kwoty ryczałtowej).
• Beneficjenci składają wnioski do Biura FMP po uprzedniej konsultacji telefonicznej lub mailowej– mailem skan podpisanego wniosku, oryginał należy dostarczyć pocztą w terminie 2 tygodni od daty złożenia wniosku drogą elektroniczną.
  
  

• Ocena projektów

Ocena projektów jest przeprowadzana wspólnie przez polską i niemiecką stronę Euroregionu.

I etap oceny

Składa się z oceny formalnej i oceny wysokości kwoty ryczałtowej – przeprowadzany  przez pracowników Biura FMP zgodnie z Siatką oceny Funduszu Małych Projektów i listą sprawdzającą – weryfikacja budżetu do ustalenia kwoty ryczałtowej.  

Ocena formalna: jeżeli wynik jest negatywny (mikroprojekt nie spełnia przynajmniej jednego z kryteriów formalnych), to biuro FMP (właściwa terytorialnie część Euroregionu) informuje o tym fakcie wnioskodawcę FMP i wzywa go w formie pisemnej (dopuszczalna poczta elektroniczna) do złożenia wyjaśnień i/ lub uzupełnienia dokumentacji w terminie określonym przez Biuro FMP (nie dłużej niż 10 dni roboczych).

Po złożeniu przez wnioskodawcę wyjaśnień i/ lub uzupełnienia dokumentacji wniosku w terminie określonym przez biuro FMP, przeprowadzana jest ponowna ocena formalna. Jeśli jej wynik jest pozytywny, wniosek kierowany jest do dalszej oceny.

Jeżeli wynik ponownej oceny formalnej jest negatywny lub wnioskodawca odmówił lub nie złożył wyjaśnień, nie dostarczył uzupełnień dokumentacji lub złożone wyjaśnienia, uzupełnienia zostały złożone po terminie określonym przez Biuro FMP, wniosek projektowy zostaje odrzucony z przyczyn formalnych. Wnioskodawca zostaje powiadomiony o tym fakcie pisemnie (dopuszczalna poczta elektroniczna) z podaniem kryteriów formalnych, które nie zostały spełnione. W takiej sytuacji wniosek na mikroprojekt może zostać złożony ponownie po uwzględnieniu wszystkich kryteriów oceny.

Ocena zasadności kosztów ujętych w budżecie – ustalenie kwoty ryczałtowej – przeprowadzana przez pracowników biura FMP (zgodnie z zasadą „dwóch par oczu”) szczegółowa weryfikacja kosztów prowadząca do ustalenia kwoty ryczałtowej polega na dokładnym sprawdzeniu zasadności i akceptowalności kosztów ujętych w budżecie. Ocena przeprowadzana jest na podstawie szczegółowych kalkulacji kosztów wraz z badaniami rynku przedłożonymi przez wnioskodawcę w oparciu o listę sprawdzającą. Pracownik FMP zapewnia, że ustalona kwota ryczałtowa została wyliczona w oparciu o rzetelną, sprawiedliwą i racjonalną kalkulację.

Jeżeli wynik jest niezadowalający (w budżecie zidentyfikowano koszt/y niewystarczająco udokumentowany/e, bądź za wysoki/e), to biuro FMP informuje o tym fakcie wnioskodawcę FMP i wzywa go w formie pisemnej (dopuszczalna poczta elektroniczna) jednorazowo do złożenia wyjaśnień i/ lub uzupełnienia dokumentacji w terminie określonym przez Biuro FMP (nie dłużej niż 10 dni roboczych).

Jeżeli wynik ponownej oceny zasadności kosztu jest negatywny lub wnioskodawca odmówił lub nie złożył wyjaśnień, nie dostarczył uzupełnień dokumentacji lub złożone wyjaśnienia, uzupełnienia zostały złożone po terminie określonym przez Biuro FMP, dany koszt jest kwalifikowany w wysokości zgodnej z profesjonalnym osądem pracownika biura FMP (np. na podstawie własnego badania rynku, bądź zweryfikowanych danych historycznych) lub jest kosztem niekwalifikowanym.

Jeżeli wniosek spełnia kryteria formalne i ostatecznie ustalono wysokość kwoty ryczałtowej, wówczas Wniosek uznaje się za kompletny i przechodzi do następnego etapu oceny.

II etap oceny

Ocena merytoryczna – przeprowadzana jest przez ekspertów wewnętrznych zgodnie z Siatką oceny FMP. Wybór ekspertów do oceny mikroprojektów będzie uwzględniał kwalifikacje i doświadczenie z zakresu oceny oraz realizacji projektów transgranicznych. Wybór ekspertów nie może prowadzić do powstania konfliktu interesów.

Każdy wniosek będzie oceniany przez dwóch ekspertów (PL, DE) zgodnie z siatką oceny. Eksperci odpowiadają na pytania i nadają odpowiednio punkty 0,2,4,6  na pytania 2-3 zgodnie z siatką oceny oraz punkty 0,1,2,3  na  kolejne pytania 4-8 . Każdy projekt może uzyskać maksymalnie 27  punków od każdego eksperta 2 x 6 + 5 x 3 = 27) ). Następnie liczona jest średnia z punktów uzyskanych od dwóch oceniających (PL i DE).

Biuro FMP przygotowuje listę rankingową projektów z przeprowadzonej oceny merytorycznej jako materiał na posiedzenie EKS. Wszystkie wnioski przedkładane są Euroregionalnemu Komitetowi Sterującemu. Pracownicy Biura FMP przesyłają następujące dokumenty członkom EKS (10 dni przed terminem posiedzenia):

• Listę rankingową z oceny merytorycznej ekspertów
• Wnioski projektów wraz z budżetem
• Protokół z poprzedniego posiedzenia EKS
  
  

• Wybór projektów

Euroregionalny Komitet Sterujący dokonuje wyboru projektów zgodnie z regulaminem EKS. Decyzje EKS podejmowane są jednomyślnie przy obecności minimum 50% członków upoważnionych do głosowania, w tym przynajmniej dwóch z Polski i dwóch z Niemiec.

Członkowie Komitetu dokonują wyboru projektów na podstawie listy rankingowej, zaleceń ekspertów oraz własnej opinii.

Członkowie EKS mogą przyjąć zalecenia ekspertów, zmienić lub odrzucić. Zmiana lub odrzucenie zaleceń ekspertów przez członków EKS wymaga pisemnego uzasadnienia w protokole.

Protokół z posiedzenia EKS jest sporządzany po całkowitym podliczeniu kwot i dokonaniu redukcji kosztów w projektach. Załącznikiem do protokołu jest lista projektów wraz z zaleceniami ekspertów, uzasadnieniem członków EKS, kwotami dofinansowania. Protokół jest sporządzany  w dwóch wersjach językowych (PL/DE) po każdym posiedzeniu EKS.

Informacja o zatwierdzeniu lub odrzuceniu projektu jest przekazywana beneficjentom w formie pisemnej do 7 dni roboczych po posiedzeniu EKS.

Regulamin Euroregionalnego Komitetu Sterującego  zostanie przyjęty i zatwierdzony przez Euroregionalny Komitet Sterujący.

Posiedzenia Euroregionalnego Komitetu Sterującego odbywają się zasadniczo co 6 tygodni. Zarówno sposób naboru jak i posiedzenia Komitetu będą z góry ustalane na rok i upubliczniane przez partnera wiodącego. Wnioski w wyjątkowych przypadkach mogą być zatwierdzane w postępowaniu obiegowym.

Uprawnionymi do głosowania członkami EKS są przedstawiciele biura Stowarzyszenia Gmin Polskich Euroregionu Pomerania, Kommunalgemeinschaft Europaregion POMERANIA e.V. oraz polskich i niemieckich przedstawicieli gmin, miast i powiatów oraz ich związków.

Zarówno skład podstawowy Euroregionalnego Komitetu Sterującego jak i listę zastępstw zatwierdzają zarządy obu stowarzyszeń.

• Procedura skargowa w Funduszu Małych Projektów

Na ocenę i wybór projektu przysługuje prawo skargi. Skarga może być wniesiona  do decyzji dotyczącej procedury oceny i  wyboru projektu. Prawo złożenia skargi przysługuje każdemu wnioskodawcy, reprezentującemu projekt FMP. Wnioskodawca składa skargę do Komisji ds. Skarg na adres Partnera Wiodącego FMP (Stowarzyszenie Gmin Polskich Euroregionu Pomerania)

Skarga jest składana w języku polskim i niemieckim.

Komisja ds. Skarg powoływana jest przez Euroregionalny Komitet Sterujący i składa się z następujących członków:

• Przedstawiciel WS
• Przedstawiciel PW
• Przedstawiciel PP

Skarga podpisana przez osobę upoważnioną jest przekazywana przez Wnioskodawcę na adres mailowy PW (biuro@pomerania.org.pl) lub pocztowy SGPEP w ciągu 10  dni roboczych od pierwszego dnia roboczego następującego po dniu  opublikowania informacji o decyzji EKS w zakresie wyboru projektu na stronie internetowej:

 www.pomerania.org.pl – dla polskich wnioskodawców

 www.pomerania.net – dla niemieckich wnioskodawców.

Skarga złożona po terminie jest pozostawiana bez rozpatrzenia.

Informacja o pozostawieniu skargi bez rozpatrzenia jest przekazywana skarżącemu przez PW w ciągu 7 dni roboczych od pierwszego dnia roboczego następującego po dniu wpływu skargi do PW.

Skarga złożona w prawidłowym terminie jest rozpatrywana przez Komisję ds. Skarg.

Komisja ds. Skarg rozpatruje skargę wyłącznie w zakresie wskazanym przez wnioskodawcę dotyczącym niezgodności oceny lub wyboru projektu z procedurami oceny lub wyboru projektu zawartymi w dokumentach dot. naboru wniosków.

Najpóźniej 21 dni kalendarzowych od wpłynięcia skargi do Komisji ds. Skarg, nastąpi wystosowanie przez Partnera Wiodącego przynajmniej krótkiej informacji o stanie rozpatrywania skargi do składającego zażalenie.

W wyniku decyzji Komisji ds. Skarg uwzględniającej skargę dotyczącą oceny projektu, wniosek poddawany jest ponownej ocenie, a następnie przedkładany do rozpatrzenia  Euroregionalnemu Komitetowi Sterującemu.

W wyniku decyzji Komisji ds. Skarg uwzględniającej skargę dotycząca wyboru projektu, wniosek przedkładany jest do ponownego rozpatrzenia przez EKS.

Skarga pozytywnie rozpatrzona przez Komisję ds. Skarg wpływa na najbliższe posiedzenie EKS lub rozpatrywana jest w trybie obiegowym z zastrzeżeniem dostępności środków finansowych.

Decyzja Komisji ds. Skarg o oddaleniu skargi nie wymaga zatwierdzenia przez EKS, w tym przypadku w mocy pozostaje wcześniej wydana decyzja EKS.

PW informuje wnioskodawcę w formie pisemnej o wyniku procedury skargowej w terminie 7 dni roboczych po decyzji EKS.

Decyzja dotycząca skargi jest ostateczna, wiążąca dla wszystkich stron i nie może być przedmiotem dalszych procedur skargowych w ramach programu.